POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El Conjunto Residencial Austro – Propiedad Horizontal (en adelante denominado la Copropiedad) adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales con el fin de dar cumplimiento al Régimen de Protección de Datos Personales, en particular a lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
I. Definiciones
Para una adecuada comprensión de la presente política, se deben tener en cuenta las siguientes definiciones:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
II. Principios para el Tratamiento de Datos Personales
En el tratamiento de datos personales que efectúe la Copropiedad y en la aplicación e interpretación de la presente Política se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:
Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la presente Política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las demás disposiciones legales aplicables sobre la materia.
Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No se realizará tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el tratamiento se garantizará el derecho del titular a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones legales y de la presente Política. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley y la presente Política.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento a que se refiere la presente Política se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
III. Responsable del Tratamiento de la Información
Nombre: Conjunto Residencial Austro – Propiedad Horizontal
Domicilio: Calle 19A Nº 68D – 37 de Bogotá D.C.
Teléfono: 311 541 7424
Correo: conjuntoaustro@gmail.com
IV. Tratamiento y Finalidades
Los Datos Personales suministrados a la Copropiedad podrán ser objeto de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión, con las siguientes finalidades:
Finalidades generales: (i) desarrollar el objeto social de la Copropiedad y dar cumplimiento al Régimen Legal de Propiedad Horizontal; (ii) adelantar la gestión contable, de facturación, cobro de cartera y pagos, incluyendo la transmisión a terceros para estas finalidades; (iii) controlar el ingreso y garantizar la seguridad de las personas y bienes en la Copropiedad; (iv) aplicar normas legales, el reglamento de propiedad horizontal, el manual de convivencia y adelantar el debido proceso; (v) prevenir, preparar y dar respuesta a emergencias; (vi) otras finalidades inherentes al objeto, desarrollo y gestión administrativa de la Copropiedad y al cumplimiento de normas legales.
Igualmente, el tratamiento se efectuará con las siguientes finalidades específicas atendiendo al tipo de titular de la información que corresponda:
Propietarios y Residentes: (i) Llevar el libro de registro de propietarios y residentes ordenado por la Ley 675 de 2001; (ii) convocar a las asambleas de copropietarios, consejos de administración y comités, elaborar sus actas y dejar registro audiovisual de su desarrollo; (iii) establecer canales de comunicación para los fines de la Copropiedad, la convivencia y en casos de necesidad o emergencia.
Contratistas, Colaboradores y Proveedores: (i) contactar, seleccionar y contratar proveedores de bienes y servicios; (ii) supervisar y dar cumplimiento a las obligaciones acordadas en la relación contractual; (iii) cumplir normas y procedimientos de seguridad, sanitarios y relacionados con la seguridad y salud en el trabajo; (iv) otras finalidades inherentes a la relación contractual establecida.
Visitantes: (i) Controlar el ingreso a la copropiedad; (ii) adelantar actividades de vigilancia, monitoreo y protección; (iii) actuar en caso de emergencia.
V. Autorización
De acuerdo con la ley, no se requiere autorización del titular cuando se trate de: a) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) datos de naturaleza pública; c) casos de urgencia médica o sanitaria; d) tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; e) datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Para todos los efectos, se entiende que la autorización que el titular otorga a favor de la Copropiedad para el tratamiento de sus datos personales comprende la aceptación de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
VI. Datos de Menores de Edad
El tratamiento de datos personales de niños y adolescentes en las bases de datos de la Copropiedad solo está permitido cuando se trate de datos de naturaleza pública y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes requisitos: (i) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y (ii) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
En cualquier evento en que se requiera darle tratamiento a la información personal de menores de edad, la copropiedad obtendrá la autorización correspondiente por parte de su representante legal y velará por el adecuado uso de los datos.
VII. Derechos de los Titulares
El Titular de los datos personales suministrados a la Copropiedad puede ejercer los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012; c) Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo agotamiento del trámite de consulta o reclamo elevado ante la Copropiedad; e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, salvo que el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos; f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
VIII. Procedimientos para el ejercicio de los Derechos
Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales podrán elevar consultas y reclamos mediante petición escrita enviada al correo electrónico conjuntoaustro@gmail.com.
Con la finalidad de salvaguardar la seguridad e integridad de la información, si el derecho lo ejerce el titular deberá acreditar su identidad adjuntando copia de su documento de identificación; si lo ejercen sus causahabientes deberán acreditar tal calidad; si lo ejerce su representante o apoderado deberá acreditar la representación o apoderamiento.
1) Procedimiento para consultas: El titular o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos de la Copropiedad, mediante el siguiente procedimiento:
La consulta se deberá formular mediante solicitud enviada al correo electrónico previamente indicado y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible resolver la consulta dentro de este término, el interesado será informado sobre dicha situación indicando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
2) Procedimiento para reclamos: El titular o sus causahabientes podrán presentar un reclamo cuando consideren que la información contenida en una base de datos de la Copropiedad debe ser objeto de corrección, actualización o supresión; para solicitar la revocatoria de la autorización o prueba de esta; o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes legales. El reclamo se tramitará bajo las siguientes reglas:
El reclamo se formulará mediante solicitud enviada al correo electrónico previamente indicado y deberá contener la siguiente información: (i) identificación del titular y del solicitante (si es diferente del titular); (ii) descripción de los hechos que dan lugar al reclamo; (iii) dirección de notificación física o electrónica para dar respuesta al reclamo; (iv) indicación expresa de lo que se solicita mediante el reclamo; (v) documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, la Copropiedad requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de tal situación al interesado.
La Copropiedad atenderá el reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la Copropiedad informará al interesado los motivos y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
IX. Área responsable
El área responsable de la protección de datos personales, que dará trámite a las consultas y reclamos de los titulares para ejercer sus derechos, es la Administración de la Copropiedad.
X. Vigencia
Los datos personales permanecerán en las bases de datos de la Copropiedad durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados y/o durante el tiempo que por obligación legal o contractual deban mantenerse.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de la Copropiedad rige a partir del día primero (1) de mayo de 2026.